Wanneer u naar uw werk rijdt, komt u in aanmerking voor een afschrijving voor bijna alle mijlen die u voor uw bedrijf rijdt. En hoewel de meeste zelfstandige professionals begrijpen dat ze de mijlen moeten volgen die ze voor hun bedrijf kiezen, doen maar weinigen een consistent beroep op het bijhouden van een nauwkeurig kilometerslogboek.
Wat is de aftrek?
Met de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) kan iedereen die voor zijn werk werkt, een standaardaftrek van een bepaald bedrag per mijl nemen voor elke bedrijfsmijl die ze rijden. Het IRS-kilometerpercentage 2016 is vastgesteld op 54 cent per mijl. Dus, zoals je je kunt voorstellen, die deductie telt snel op.
Er blijft echter nogal wat verwarring bestaan over de kilometeraftrek, met name wie deze kan gebruiken en wat nodig is om uw schijven te documenteren.
Kortom, je kunt elk rijgedrag dat je doet voor zakelijk gebruik aftrekken, zolang het niet je woon-werkverkeer is (dit is belangrijk) en je bent er niet voor terugbetaald.
Soorten trips die in aanmerking komen voor de aftrek zijn onder andere: reizen tussen kantoren; boodschappen die u in de loop van uw dag moet doen, zoals uitstapjes naar de bank, kantoorwinkel of postkantoor; uitstapjes naar de luchthaven als je er bent voor een zakenreis, rijdt naar een willekeurige klusjes die je doet om extra inkomsten te verdienen en klanten te bezoeken. Het is een lange lijst en zeker niet allesomvattend. Maar het zou u een idee moeten geven van het enorme aantal schijven dat u tijdens de belastingtijd geld in uw zak zou kunnen stoppen.
Wanneer u om belastingredenen mijlen bijhoudt, zijn er een aantal belangrijke dingen die u moet onthouden om uw aftrek te maximaliseren en niet in conflict te komen met de IRS.
Zorg ervoor dat je een "gelijktijdige" log bijhoudt
De IRS vereist dat u het startpunt, eindpunt, de datum, het aantal kilometers en de reden registreert voor elke afzonderlijke bedrijfsdrive die u maakt. Bovendien vereist de IRS dat uw mijlenlogboek gelijktijdig is, wat betekent dat het in bijna realtime-tijd wordt bewaard.
Zoals u zich kunt voorstellen, is dit een hoop werk en zeer tijdrovend. Als gevolg daarvan eindigen veel mensen hun mijlen aan het einde van het jaar. Vermijd dit koste wat het kost omdat de IRS niet alleen zo'n logboek verwerpt, maar u ook boetes en rente oplegt als het bepaalt dat uw logboek niet tegelijkertijd is.
U vermijdt problemen met de IRS en bespaart veel tijd als u elke dag uw zakelijke mijlen opneemt, of gebruikt een kilometerstand-app om het proces te automatiseren en elke schijf op te nemen wanneer dit gebeurt.
Zorg ervoor dat u al uw mijlen bijhoudt
Veel mensen denken dat de aftrek zo klein is dat het niet de moeite waard is om een gedetailleerd en nauwkeurig logboek bij te houden. Het is gemakkelijk te begrijpen waarom 54 cent niet zo veel geld klinkt, maar die mijlen tellen snel op.
Veel professionals onthouden om de langere schijven die ze maken bij het runnen van hun bedrijf te loggen, maar noteer niet het registreren van hun kortere schijven, denkend dat het de moeite niet waard is.
Als u uw mijlen hebt vastgelegd, bekijkt u uw eerdere logboeken. Heb je je schijven gedocumenteerd om gas te krijgen? Wat dacht je van de rit naar de coffeeshop om je klant koffie te brengen voor een vergadering? Of reizen om kantoorbenodigdheden, het postkantoor of de ijzerhandel te kopen.
Ook al lijken die ritten te kort, denk er dan aan dat een reis naar een locatie op 1,6 km afstand in ruil daarvoor $ 1,08 is. Dit vermenigvuldigt zich in de loop van het jaar. Dat zijn serieuze belastingbesparingen.
Als je kunt, heb je een thuiskantoor
Terwijl u een belastingvermindering kunt nemen voor de kilometers die u rijdt, kunt u uw woon-werkverkeer nooit van en naar het werk aftrekken. Dit betekent dat u uw rit van en naar uw hoofdkantoor niet kunt aftrekken. Als u geen gewoon kantoor hebt, kunt u uw rit niet van huis aftrekken van uw eerste zakelijke evenement of van uw laatste afspraak naar huis.
Een manier om de pendelregel te omzeilen is echter om een thuiskantoor te hebben dat in aanmerking komt als uw hoofdvestiging. In dit geval kunt u een kilometeraftrek nemen voor reizen die u vanaf uw thuiskantoor maakt naar een andere bedrijfslocatie.
U kunt de mijlen die u naar huis rijdt, aftrekken van uw tweede kantoor, het kantoor van een klant of een bedrijfsgerelateerd seminar bijwonen. De pendelregel is niet van toepassing als je thuis werkt, omdat je met een thuiskantoor nooit naar je werk pendelt omdat je er al bent. Zolang u de IRS-richtlijnen volgt, kunt u ook de kosten van uw thuiskantoor aftrekken.
Vergeet niet om een belastingprofessional te raadplegen over uw specifieke situatie.
MileIQ is een app die uw schijven automatisch registreert en hun waarde berekent. Je kunt het gratis proberen. Ga naar het MileIQ-blog voor meer informatie over het afschrijven van uw zakelijke miles.